Privacyverklaring TEP

Privacyverklaring Talpa Entertainment Productions

Verwerkingsverantwoordelijke

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle hierin genoemde verwerkingen van persoonsgegevens door Talpa Entertainment Holding B.V. en haar gelieerde ondernemingen, waarbij Talpa Entertainment Holding B.V. verwerkingsverantwoordelijke is. Talpa Entertainment Holding B.V. is gevestigd aan Zevenend 45, 1251 RL Laren en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 77937376 (hierna: “TEH”, “ons” of “wij”).

De gelieerde ondernemingen van Talpa Entertainment Holding B.V zijn:

  1. Talpa Entertainment Productions B.V. (hierna: “TEP”);
  2. Talpa Concepts B.V. (hierna: “TC”).

Als je je aanmeldt en/of deelneemt aan de programma’s van TEP of op uitnodiging van TC meewerkt aan formatontwikkeling worden privacygevoelige gegevens (hierna: “persoonsgegevens” of “gegevens”) van jou verwerkt. Onder verwerken verstaan we al het gebruik van je persoonsgegevens, zoals het opslaan, aanpassen, doorsturen, vastlegging in de opnamen behorend bij het betreffende programma, of (gedeeltelijk) verwijderen van deze gegevens.

Minderjarigen

Ben je jonger dan 16 jaar? Dan mag je alleen persoonsgegevens aan ons verstrekken als je ouders of wettelijke vertegenwoordigers deze Privacyverklaring hebben gelezen en daarvoor toestemming hebben gegeven. Dit geldt alleen als toestemming ook de grondslag is voor de verwerking (zie punt 6 hieronder ‘Grondslagen voor de verwerking’). Wij kunnen diverse manieren gebruiken om je leeftijd te verifiëren. Met inachtneming van de beschikbare middelen doen wij redelijke inspanningen om te controleren of je ouders of wettelijke vertegenwoordigers toestemming hebben gegeven. We kunnen jou bijvoorbeeld het e-mailadres of telefoonnummer van je ouders of wettelijke vertegenwoordigers vragen, zodat wij contact met hen kunnen opnemen om te controleren of zij toestemming hebben gegeven om je op te geven bij het desbetreffende programma en de bijbehorende verstrekking en verdere verwerking van gegevens. Ook kunnen wij hen vragen een schriftelijke instemmingsverklaring te ondertekenen.

Soorten gegevens

Wij gebruiken de volgende gegevens voor de in deze Privacyverklaring genoemde doelen, waarbij we onderscheid maken tussen de volgende gegevens:

  • Basisgegevens:
  • Naam;
  • Contactgegevens zoals een (mobiel) telefoonnummer en e-mailadres;
  • Adres (straat, huisnummer, postcode en plaats);
  • Geboortedatum; en
  • Naast deze gegevens kunnen we voor bepaalde programma’s aanvullende gegevens verwerken die van belang zijn voor de selectie en deelname aan deze programma’s, zoals:
  • Betalingsgegevens zoals een bankrekeningnummer;
  • Jouw portret (zoals een afbeelding van je gezicht, of ander foto- of videomateriaal waarin jij herkenbaar voorkomt);
  • Indien nodig: een kopie van je legitimatiebewijs (waarop jij je BSN hebt doorgehaald);
  • Jouw persoonlijke motivatie voor deelname aan het betreffende programma welke gevoelige of bijzondere gegevens over jouw persoonlijke levenssfeer kan bevatten (alleen als dit voor het betreffende programma relevant is);
  • Burgerlijke staat en/of relatiestatus;
  • Gegevens over partner en/of kinderen;
  • Opleiding, werk en inkomen gerelateerde gegevens;
  • Biografische gegevens: de door ons in een interview, vragenlijst en/of onderzoek vastgestelde gegevens, je ‘bio’, alsmede de overige gegevens van belang voor de beoordeling om jou te selecteren als kandidaat voor en/of als deelnemer aan het betreffende programma.

 

Het is niet zo dat we altijd alle gegevens van je gebruiken. Vaak is dit maar beperkt tot een aantal van bovengenoemde soorten gegevens. Welke gegevens we gebruiken, hangt af van het doel waarvoor we de gegevens verwerken (zie ook punt 5 hieronder ‘Doeleinden voor de verwerking’) en dat is op haar beurt weer afhankelijk van het (het onderwerp van het) betreffende programma. We vragen je om geen onnodige of niet door ons gevraagde (bijzondere) persoonsgegevens aan ons te verstrekken, bijvoorbeeld via open invulvelden op onze websites.

 

Bijzondere persoonsgegevens omvatten gegevens over ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, geloofsovertuiging, vakbond lidmaatschap, geaardheid, gezondheids- of strafrechtelijke gegevens. Wij zijn ons bewust van de gevoeligheid van deze gegevens en de mogelijke impact op je privacy en indien wij voor een programma deze gegevens nodig hebben, zullen wij deze gegevens alleen op basis van jouw expliciete toestemming verwerken. We gebruiken je portret, foto’s en/of videomateriaal, noch enige ander bijzondere persoonsgegevens, niet om je te onderscheiden op basis van ras, geloof of geaardheid. Het kan voorkomen dat informatie over o.a. je ras, geloof of geaardheid verwerkt wordt als het programma daar specifiek op gericht is. We vragen dan altijd eerst jouw expliciete toestemming daarvoor. We gaan extra zorgvuldig om met bijzondere gegevens. Wij zullen jouw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de genoemde doeleinden van de gegevensverwerking, dan wel op grond van wet- en regelgeving vereist (zie ook punt 9 hieronder ‘Bewaartermijnen’).

Bron van verkrijging

De voornaamste manier waarop we gegevens verkrijgen is door deze van je te vragen. Je hebt daarbij zelf de keuze of je deze gegevens aan ons wil verstrekken of niet. Bijvoorbeeld de gegevens die je zelf kan invullen op een van onze aanmeldformulieren voor programma’s. Als we je aanmelding niet kunnen verwerken zonder alle gevraagde gegevens, kun je er altijd voor kiezen om ons te informeren dat je niet langer wenst deel te nemen aan het programma en daarmee je aanmelding te annuleren. Je kunt daarbij ook je toestemming intrekken of een verwijderverzoek (zie ook punt 11 hieronder ‘Rechten als betrokkene’) doen als je niet in onze talentendatabase opgenomen wil blijven. Eventueel reeds verstrekte gegevens zullen dan direct worden vernietigd, uitgezonderd je naam, geboortedatum en e-mailadres, alsmede de notitie dat je je deelname aan het programma hebt geannuleerd.

Doeleinden voor de verwerking

We gebruiken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

  • Om je aanmelding voor een van onze programma’s vast te leggen;
  • Om je kandidaten- en/of deelname overeenkomst uit te voeren;
  • Om de overdracht van auteurs- en/of na naburige rechten, toestemmingen waaronder het gebruik van jouw portret en/of afstand van persoonlijkheidsrechten m.b.t. het programma vast te leggen;
  • Voor het opnemen, aankopen en uitzenden van (audio)visueel materiaal, alsmede het opslaan daarvan in een archief;
  • Om je in ons talentendatabase op te nemen zodat we je mogelijk kunnen benaderen voor toekomstige programma’s van ons, als je daar toestemming voor hebt gegeven;
  • Om je een bericht te sturen namens de tv-zender voor wie wij het programma produceren, of namens een sponsor, prijsaanbieder of andere derde die rechtstreeks verbonden is met het betreffende programma. In een voorkomend geval dat wij je (contact)gegevens dienen te verstrekken aan deze derde partij ten behoeve van een bepaald programma maken wij dit kenbaar en vragen we jouw toestemming (tenzij het is ondervangen in de overeenkomst die we met jou hebben gesloten);
  • Indien we je hebben uitgenodigd om een bijdrage te leveren aan formatontwikkeling;
  • Voor het verwerken van klachten, vragen en/of ander contact dat je met ons zoekt;
  • Om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, zoals het verifiëren van je leeftijd of om uitvoering te geven van jouw rechten als betrokkene (zie ook punt 11 hieronder ‘Rechten als betrokkene’).

We zullen jouw gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan die hierboven staan beschreven, tenzij dit verenigbaar is met het oorspronkelijk en aangegeven verwerkingsdoel.

Grondslagen voor de verwerking

We verwerken je persoonsgegevens altijd op grond van een van de volgende wettelijke grondslagen.

  • Uitvoering van een overeenkomst: wij verwerken je persoonsgegevens om uitvoering te geven aan een kandidaten- of deelname overeenkomst, of -verklaring. De verwerking is noodzakelijk om mee te kunnen doen aan een productie.
  • Je toestemming: we verwerken je gegevens als je daar voor een specifiek doel toestemming voor hebt gegeven. Bijvoorbeeld wanneer je je aanmeldt voor een programma. Overigens is de Nederlandse privacywetgeving slechts beperkt van toepassing wanneer wij persoonsgegevens verwerken voor journalistieke of artistieke doeleinden. In dat geval kun je jouw toestemming voor deelname aan het programma niet altijd intrekken, tenzij jouw belangen naar ons oordeel, dan wel naar het oordeel van de rechter, zwaarder wegen en/of hiertoe aanleiding geven.
  • Naleving van wettelijke plichten: wij verwerken je persoonsgegevens als wetgeving dit ons verplicht, bijvoorbeeld om gegevens een bepaalde tijd te bewaren. Zoals betalingsgegevens, waarvan de Algemene Wet inzake Rijksbelasting ons verplicht deze zeven (7) jaar te bewaren voor de Belastingdienst.
  • Gerechtvaardigde belangen: Ook verwerken we gegevens omdat we zelf of een derde hier een gerechtvaardigd (bedrijfs-)belang bij heeft, zoals het maken van opnamen in de openbare ruimte of het beveiligen van onze systemen. In dat geval zullen we altijd een gedegen afweging maken of dit belang groter is dan jouw privacybelang.

Delen van gegevens

Je gegevens kunnen binnen TEH worden uitgewisseld. Daarnaast kunnen wij jouw gegevens delen met een gelimiteerd aantal derden. Denk hierbij aan de volgende partijen:

  • Wanneer wij met een andere televisieproducent gezamenlijk een productie van een programma verzorgen;
  • Wanneer wij met de tv-zender moeten overleggen over de casting van een programma;
  • Leveranciers en dienstverleners die onze diensten uitvoeren. Hieronder vallen ook leveranciers van software die we gebruiken;
  • Wij kunnen je persoonsgegevens eveneens delen in geval van een reorganisatie, fusie, verkoop, samenwerking, overdracht of andere vervreemding van een van onze bedrijfsonderdelen (waaronder begrepen een faillissementsprocedure of een soortgelijke procedure);
  • Tot slot kunnen we jouw gegevens bekendmaken in antwoord op rechtmatige verzoeken van publieke instanties, waaronder wet handhavende instanties, overheidsdiensten of de rechterlijke macht.

Waar mogelijk verplichten wij deze derde partijen om in de hoedanigheid van verwerker op te treden. Dit houdt in dat wij het doel en middelen voor deze verwerkingen bepalen en de verwerker alleen volgens onze instructies en onze (beveiliging)standaarden met jouw gegevens mag omgaan. Deze afspraken leggen we met elke verwerker vast in een zogenaamde verwerkersovereenkomst. Sommige van deze verwerkers bevinden zich buiten de EU. Omdat buiten de EU niet eenzelfde niveau van privacybescherming gegarandeerd is, hebben we met deze partijen (aanvullende) afspraken gemaakt. Met deze verwerkers sluiten wij een goedgekeurd modelcontract van de Europese Commissie (ook wel standard contractual clauses genoemd).

Als een partij jouw gegevens als (afzonderlijk of gezamenlijk) verwerkingsverantwoordelijke van ons ontvangt, zullen we je daarover informeren en de Privacyverklaring van die partij vermelden.

Profilering

Wij maken geen gebruik van automatische besluitvorming op basis van profilering.

Bewaren

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Hoe lang dat is, is afhankelijk van het doel waarvoor je gegevens worden verwerkt. Er is geen vaste bewaartermijn die we aan alle soorten gegevens kunnen meegeven, dit bepalen wij per verwerking.  

Wat betreft de aanmeldingen voor de programma’s worden de volgende bewaartermijnen in acht genomen:

  • Niet geselecteerde kandidaat:

Wij verwijderen jouw gegevens zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen drie (3) maanden, na de definitieve selectie van deelnemers voor het programma. Als je (desgevraagd) toestemming hebt gegeven om bewaard te blijven in onze talentendatabase, bewaren we alleen de benodigde gegevens voor dat doeleinde;

  • Geselecteerde kandidaat en daarmee potentiële deelnemer voor de betreffende aflevering of serie van het programma, of mogelijkerwijs een vervolg aflevering of serie:

Als jij geselecteerd bent als kandidaat, maar niet direct kunt deelnemen aan het programma, bewaren we jouw gegevens totdat ons bekend is dat er geen vervolg aflevering of serie komt, of wij de beslissing nemen dat je definitief geen deelnemer wordt. Daarna worden jouw gegevens zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen zes (6) maanden, gewist. We bewaren je gegevens nooit langer dan drie (3) jaar na afloop van het kalenderjaar waarin je je hebt aangemeld. Je kunt altijd tussentijds om verwijdering van jouw gegevens vragen (zie ook punt 11 hieronder ‘Rechten als betrokkene’);

  • Deelnemer aan een programma:

Wij bewaren jouw gegevens zoals opgenomen in het programma zolang als noodzakelijk en dat betekent in ieder geval zo lang het programma wordt geproduceerd, openbaar wordt gemaakt en/of gearchiveerd wordt voor toekomstig gebruik of archiefdoeleinden. Niet in het programma voorkomende persoonsgegevens worden nooit langer bewaard dan drie (3) jaar na afloop van het kalenderjaar waarin je je hebt aangemeld.

Uitzondering op de hierboven genoemde bewaartermijnen en vernietiging betreft persoonsgegevens opgenomen in overeenkomsten met jou waarin de rechtenoverdracht, afstand van persoonlijkheidsrechten, licenties en exploitatie toestemmingen met betrekking tot het programma zijn geregeld.

Uiteraard kun je ons te allen tijde een verzoek sturen ten aanzien van jouw persoonsgegevens (zie punt 11 hieronder ‘Rechten als betrokkene’.

Houd er daarnaast rekening mee dat gegevens van jou die in opnamen voor het programma terecht komen door de eindgebruikers van het programma zoals o.m. tv-zenders via openbaarmaking (bijvoorbeeld lineaire uitzending op TV) of via online ter beschikking stelling (bijvoorbeeld het plaatsen op een openbaar platform) langdurig als onderdeel van het programma worden verwerkt en openbaar gemaakt.

Beveiliging

We doen ons uiterste best om de persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen. We doen dit door het treffen van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die gelet op de stand van de techniek proberen te voorkomen dat iemand ongeoorloofde toegang tot de gegevens krijgt, deze kan aanpassen, openbaar kan maken of ervoor kan zorgen dat de gegevens verloren gaan.

Als we zogenaamde verwerkers inschakelen, verplichten we deze om volgens onze instructies en onze (beveiliging)standaarden met jouw gegevens om te gaan. Zie ook punt 7 hierboven ‘Delen van gegevens’.

 

Rechten als betrokkene

Je hebt het recht je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of over te dragen, of in sommige gevallen om eerder gegeven toestemming in te trekken. Daarnaast heb je het recht op beperking van en bezwaar te maken tegen de verwerking.

Je kunt jouw verzoek om je rechten uit te oefenen sturen naar privacy.entertainment@talpanetwork.com. Specificeer in je verzoek welk recht je wilt uitoefenen. We zullen je verzoek binnen een maand afhandelen. Als de afhandeling van jouw verzoek binnen een maand niet lukt, bijvoorbeeld omdat het verzoek heel complex is, dan zullen wij jou binnen een maand na jouw verzoek informeren over de verlenging van onze reactietermijn (met maximaal twee maanden).

Als wij jouw verzoek tot verwijdering niet (volledig) kunnen uitvoeren, omdat we nog een doeleinde of wettelijke verplichting hebben om jouw gegevens (gedeeltelijk) te bewaren, informeren wij je hierover. Houd er daarnaast rekening mee dat de Nederlandse privacywetgeving slechts beperkt van toepassing is wanneer wij persoonsgegevens verwerken voor journalistieke of artistieke doeleinden. Je kunt in dat geval geen aanspraak maken op de hiervoor genoemde rechten. Ook in dat geval zullen we je hierover informeren.

Tot slot willen we je wijzen op het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoons-gegevens.

 

Vragen en/of contact

Vragen en/of contact met de Functionaris Gegevensbescherming van Talpa Entertainment Holding

Vragen of klachten op het gebied van privacy kun je stellen via privacy.entertainment@talpanetwork.com.

Wijzigingen

Wij kunnen deze Privacyverklaring eenzijdig wijzigen. We raden je dan ook aan om deze Privacyverklaring regelmatig op wijzigingen te controleren. Als we grote wijzigingen aanbrengen, zullen we je daarvan op de hoogte stellen.

Deze versie is van 1 september 2021.